Секретарь-делопроизводитель

Консультирование и методологическая поддержка касательно реализации проекта "Автоматизированная информационная система управления рисков" и других проектов Общества, находящихся в компетенции УПРП.
Опыт в консультировании и обучении сотрудников при внедрении новых систем АИСУР Автоматическая информационная система управления рисками. Осуществляла поддержку пользователей на стадии внедрения и определения критериев оценки рисков согласно методологии и бизнес-процессу относящемуся к конкретному подразделению. Решение спорных вопросов между подразделениями при возникновении рисков в одном бизнес процессе и обнаружении последствий в другом бизнес процессе.
Формирование предложений для построения более эффективной системы учета, отображения информации для анализа, контроля и принятия управленческих решений.
Выполнение циклического процесса, включающего в себя серию операций по обмену и синхронизации информации для обеспечения предоставления целостного информационного пространства для всех лиц, участвующих в процессе Планирования и операций S&OP:
-Постоянная сверка планов Производственного управления и Базы S&OP
-Сбор информации в Управлении по маркетингу и продажам по фактической контрактации, прогнозной и договорной документации находящейся на стадии подписания с последующим отражением в Базе S&OP
-Отражение информации по отгруженным изделиям согласно интервала планирования S&OP.

Прием поступающей на рассмотрение руководителю корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение документооборота, проверка документов передаваемых на подпись руководителю. Работа с договорами проверка согласования, ведение документооборота в системе Lotus Notes.
Прием телефонных звонков, фиксация и передача информации руководителю. Распределение входящих телефонных звонков по структурным подразделениям.

Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)
Осуществление контроля за исполнением изданных приказов и распоряжений по структурным подразделениям, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Организация командировок руководителя.
Работы по учету и регистрации корреспонденции.
Направление документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передача дел в архив организации.

Ведение архива договоров электронной системы Lotus Notes и архива на сервере. Разработала систему именования файлов позволяющую найти на сервере все документы относящиеся к данному договору с указанием действующих на данный момент.

Вела договора ОАО "Ижорские заводы" по пропускному режиму на территории Ижорской производственной площадки. Работа с дебиторской задолженностью контрагентов по договорам. Разработала базу данных в Access в которой хранились все контактные данные и данные по руководству компаний, данные по значимым пунктам конкретных договоров относительно этих компаний. Что давало возможность в автоматическом режиме создавать письма претензии и т. д. на основании ранее согласованных с руководством текстов писем. Выгрузка из SAP R3 позволяла также автоматически указывать в письмах оперативную информацию об задолженности. Пролонгация договоров и оформление доп. соглашений так же входили в мои обязанности. После окончания курсов 1С создала аналогичную программу в 1С для инспекторов пропускного режима. Есть опыт работы с документооборотом всей фирмы.